18일 충북도교육청에 따르면 학교공문서 진단 키트를 활용해 공문서를 감축하는 등 일하는 방식을 개선한 결과 ‘2021 교육분야 정부혁신 우수사례’로 선정됐다. 학교공문서 진단 키트는 학교공문서에 대한 데이터를 정확하게 분류·분석하는 프로그램으로 학교의 일하는 방식을 개선하고 업무혁신을 컨설팅하기 위해 지난 5월 정책기획과와 임철진 용성초 교사가 엑셀을 이용해 만들었다.
이 프로그램을 활용하기 전에는 학교의 업무 처리 방식에 따라 소속 담임 교사들의 업무 체감도가 달랐다. 행정은 학교 규모와 소재지가 농촌이냐 도시이냐에 따라 다를 수 밖에 없어 학교마다 공문 처리 방식 등이 상이할 수밖에 없다. 문제는 같은 지역 내 비슷한 규모의 학교를 비교했을 때 학교의 일하는 문화에 따라 교사 한 명이 처리해야 하는 업무량과 그에 따른 부담감이 차이가 난다는 것이다.
‘2020 교원행정업무경감 만족도 조사 보고서’에 따르면 ‘공문서 작성 및 처리가 어렵다’가 44.2%로 가장 높게 나왔으며, ‘행정업무 절차가 복잡하다’가 32.3%로 뒤를 이었다.
이에 도교육청은 지난해 7개 초·중학교의 2019년도 접수·생산한 공문서를 분석했고 그 결과 담임 교사들이 수업과 생할교육에 집중하고 공문 관련 부담이 적다는 학교들이 나왔다. 도교육청 관계자는 “이들 학교의 특징을 보니 교감, 교무실무사, 담임을 맡지 않은 교사 등으로 구성된 교무행정지원팀이 행정 지원을 얼마만큼 해주냐에 따라 담임 교사들이 처리하는 공문서 양과 행정 업무 체감도가 많은 차이가 났다”고 말했다.
이에 도교육청은 빅데이터 분석이 가능한 프로그램이 필요하다고 판단하고 학교의 모든 공문이 등록되는 문서등록대장을 업로드하면 그래프 등으로 시각화 된 34종의 양적, 질적 통계자료가 자동으로 출력되는 '학교공문서 진단 키트'를 개발했다. 그러고 나서 이 프로그램으로 분석한 빅데이터를 활용해 충북교육청 공문서 감축을 위한 10대 과제 중 △공문서 감축 △일하는 방식 개선 △교무행정지원팀 활성화 △현장의 우수사례 발굴과 공유 △학교 자율 운영과 업무 혁신을 지원하고 있다.
또 지난 5월부터 희망교를 대상으로 학교공문서 진단 키트를 활용한 업무혁신 컨설팅을 진행하고 있다. 도교육청 관계자는 “학교에 남 얘기하듯 말로만 하면 하는 것이 아닌 실제 키트를 돌려 학교에 나온 자료, 동일 학교, 연도별 차이, 비율 등을 함께 보며 설명하는 것이 교사들의 업무 지원에 도움이 될 것이라고 판단해 컨설팅을 진행하고 있다”고 말했다. 현재까지 컨설팅 실적은 초 33교, 중 11교, 고 2교 등 총 46교이다.
김희도 기자 huido0216@cctoday.co.kr