지은복 청주시 오송읍 민원팀장
2012년 12월에 시행한 제도이지만 9년 가까이 지난 현재도 인감증명서에 비해 발급률이 저조하고, 아직까지 본인서명사실확인서를 모르는 사람이 생각보다 많다. 본인서명사실확인서 사용 협조 요청을 위해 방문했던 수요기관 종사자조차 본인서명사실확인서를 모르는 경우가 있었다.
인감증명서는 일제강점기인 1914년부터 사용되었다. 인감으로 공·사 거래 시 본인의 의사를 확인하는 목적으로 사용하고 있다. 그러나 인감의 위·변조 및 분실 등의 문제가 있으며 효율성이 떨어지는 이유로 2012년 12월부터 본인서명사실확인제도를 도입했다.
본인서명사실확인서는 인감증명서가 필요한 일에 인감증명서 대신 사용할 수 있는 서류이다. 거래 서류에 인감을 찍고 인감증명서를 첨부하는 대신에, 본인 이름을 정자로 쓰고 본인서명사실확인서를 첨부하면 된다. 인감이 필요 없어 분실의 위험성이 없고, 사전에 등록할 필요 없이 신분증만 지참하면 전국 시·군·구청 및 행정복지센터에서 발급이 가능하다. 대리발급이 불가능하고 위·변조도 인감에 비해 어렵다. 그리고 인감증명서보다 용도가 세분화 되어 있어 타 용도 사용이 불가능하므로 안전한 거래가 가능하다. 행정청에서도 인감은 신규 등록 및 변경 등록 시 수기 인감대장을 작성하여야 하고, 인감등록자의 전·출입 시 인감대장을 해당 행정복지센터로 주고받아 정리하는 등 행정 효율성이 떨어지지만 본인서명사실확인제도는 별도의 대장 관리가 필요하지 않다.
이같이 편리하고 안전한 제도가 아직까지 많이 활용되지 않고 있는 이유는 아마도 고정관념과 관행이 제일 큰 이유일 것이다. 금융기관 및 공공기관에서는 본인서명사실확인서에 대해 잘 알고는 있지만 인감증명서 대신 본인서명사실확인서를 제출받아 업무를 처리하면, 항상 처리하던 업무방식과 조금 달라지고 불편하다는 이유로 고객들에게 거래 시 인감증명서를 더 많이 요구하고 있는 실정이다. 인감등록이 되어 있지 않은 민원인에게 인감등록 대신 본인서명사실확인서 발급을 권하는 경우에도 굳이 인감을 신규로 등록하고 인감증명서를 발급받고자 하는 것도 마찬가지의 이유일 것이다. 이러한 고정관념과 관행이 한 번에 바뀔 수는 없지만 꾸준한 홍보의 영향으로 발급률이 조금씩 높아지고 있다.
청주시에서도 '본인서명사실확인서 무료 발급 체험 제공' 등 다양한 방법으로 본인서명사실확인제도 활성화를 위해 노력하고 있다. 인감증명서와 효력이 동일하고, 인감이 등록되어 있지 않은 경우 및 인감을 분실한 경우에도 전국 어디서나 발급이 가능한 본인서명사실확인서를 수요처에서도 적극 요구하고 민원인들도 적극 활용하여 민원 만족도가 더욱 높아지기를 기대한다.